10 функций GanttPRO, о которых не знают большинство пользователей
Большинство команд используют GanttPRO как продвинутый Excel для диаграмм Ганта: создают задачи, расставляют даты, двигают полоски. Это примерно треть от того, на что способен инструмент. Остальное — базовый план с отслеживанием отклонений, автоматический пересчёт расписания, бюджет по каждому исполнителю, портфельный вид на несколько проектов сразу — стоит прямо в том же интерфейсе и ждёт, пока кто-нибудь до него доберётся.
Ниже — десять функций, которые реально меняют работу. Не теоретически, а в конкретных ситуациях: когда заказчик сдвинул дедлайн, когда нужно объяснить спонсору почему план поехал, когда три проекта идут параллельно и непонятно кто перегружен. Для каждой — где найти в интерфейсе и зачем это нужно именно сейчас.
1. Базовый план (Baseline): доказательство того, что план изменился не по вашей вине
Базовый план — это снимок проекта в момент утверждения. Не просто история изменений, а точка отсчёта, с которой потом сравниваются все отклонения.
Где найти: вкладка Baselines в верхнем меню проекта → кнопка Save baseline. Чтобы отобразить отклонения — выберите сохранённый базовый план, под каждой задачей появится чёрная полоска с исходными датами.
Как это работает на практике. Проект утверждён, первый спринт начался. Через две недели заказчик добавляет три новые задачи и сдвигает финальную поставку на месяц. Без базового плана через полгода никто не вспомнит, что именно изменилось и по чьей инициативе. С базовым планом — на диаграмме видно: исходный срок был 15 апреля, текущий — 20 мая, причина изменения зафиксирована в комментарии к задаче.
GanttPRO позволяет сохранить несколько базовых планов и сравнивать текущее состояние с любым из них. Удобно, когда проект проходил несколько официальных пересогласований — можно показать эволюцию от первоначальной версии до текущей.
Поле Actual cost рядом с базовым планом показывает не только сдвиг по срокам, но и отклонение по деньгам. Если к задаче привязан ресурс с почасовой ставкой, система автоматически пересчитывает стоимость при изменении трудозатрат.
2. Критический путь: видеть задачи, которые реально могут сорвать дедлайн
Критический путь — это цепочка задач, от которых напрямую зависит дата завершения проекта. Если любая из них задерживается на день, финальный дедлайн двигается на день. Остальные задачи имеют резерв — их можно задержать без последствий для проекта.
Где найти: вкладка View → Critical Path. Задачи критического пути выделяются красным цветом на диаграмме.
Зачем это нужно. Когда проект большой — 50+ задач — непонятно, на что тратить время в первую очередь. Критический путь отвечает на этот вопрос без совещаний. Задача покраски офиса может стоять в плане, но если она не на критическом пути — её задержка на неделю ничего не изменит. А настройка тестового окружения, которая выглядит технической деталью, — может оказаться критической.
Практический приём: когда проект начинает отставать, сначала смотрите на критический путь и перебрасывайте ресурсы именно туда. Нет смысла ускорять задачи с резервом, если критическая цепочка стоит.
3. Четыре типа зависимостей + lag/lead время: планирование, которое отражает реальность
Большинство пользователей знают только «финиш → старт»: одна задача заканчивается, начинается следующая. GanttPRO поддерживает ещё три типа, которые нужны в реальных проектах.
Финиш → Финиш (FF): задача B не может закончиться раньше, чем закончится задача A. Нужна, когда две работы идут параллельно, но финальная проверка одной зависит от завершения другой.
Старт → Старт (SS): задача B стартует только после начала задачи A. Например, тестирование начинается одновременно с разработкой, но не раньше.
Старт → Финиш (SF): нестандартный тип, используется редко — задача B заканчивается только после того, как стартует задача A. Актуально для дежурств и передачи смен.
Lag и Lead time: кликните на стрелку зависимости между задачами, появится окно настройки. Положительное значение — пауза между задачами (технологический перерыв, ожидание согласования). Отрицательное — задача B начинается ещё до завершения задачи A, то есть работы перекрываются.
Например: монтаж и пусконаладка могут начаться за три дня до формального окончания монтажа. Ставите lag = -3d на зависимость и расписание отражает реальность, а не идеальную последовательность из учебника.
4. Автоматическое расписание: пересчёт цепочки при любом изменении
Когда задачи связаны зависимостями и вы двигаете одну из них — GanttPRO автоматически пересчитывает даты всех связанных задач. Это называется Auto Scheduling.
Где включить: настройки проекта → раздел Scheduling → переключатель Auto Scheduling.
Разница между ручным и автоматическим режимом становится заметна, когда кто-то сообщает: «поставка оборудования задерживается на неделю». В ручном режиме PM открывает план и начинает двигать все зависимые задачи руками — один за другим, не забыть про ответвления. В автоматическом — двигается одна задача, всё остальное перестраивается само.
Важный нюанс: Auto Scheduling работает корректно только при правильно выставленных зависимостях. Если задачи не связаны, пересчёта не будет — каждая задача стоит на своей дате независимо. Поэтому функция стимулирует правильно прорабатывать зависимости при планировании.
5. Управление загрузкой ресурсов (Workload): увидеть перегруженность до того, как люди выгорели
Вкладка Workload показывает загрузку каждого участника по дням. Зелёный цвет — нормальная загрузка. Красный — перегрузка: задач больше, чем рабочих часов.
Где найти: вкладка Workload в левом меню. Отображается в виде панели под диаграммой Ганта — горизонтально по времени, вертикально по участникам.
Типичная ситуация: PM назначает задачи по логике проекта, не думая о том, кто сколько уже занят. К середине проекта один разработчик перегружен в 2 раза, другой сидит без задач. В Workload это видно за 10 секунд — перетаскиваете задачу от перегруженного к свободному, план пересчитывается.
Дополнительный индикатор: в стандартных полях задачи есть поле «перегрузка ресурса» — если его включить, на каждой задаче с перегруженным исполнителем появится предупреждение прямо на диаграмме.
Функция доступна на планах Advanced и Business. На базовом плане видны назначения, но без анализа загрузки.
6. Виртуальные ресурсы: планировать трудозатраты без добавления людей в систему
Не все ресурсы проекта — конкретные люди с аккаунтами в GanttPRO. Подрядчик, которого нанимаете разово. Аренда оборудования. Внешний консультант, который не будет заходить в систему. Для таких случаев есть виртуальные ресурсы.
Где создать: вкладка People → кнопка Add virtual resource. Имя, тип (человек / материал), почасовая ставка или фиксированная стоимость. Виртуальный ресурс назначается на задачи так же, как реальный участник.
Зачем это нужно. Во-первых, бюджет: если вы наняли подрядчика за 50$/час, добавляете его как виртуальный ресурс с этой ставкой — система автоматически считает стоимость его задач и включает в общий бюджет проекта. Во-вторых, планирование: виртуальный ресурс тоже отображается в Workload — видно, сколько часов запланировано на подрядчика и укладываетесь ли вы в бюджет.
При импорте из MS Project (.mpp файл) все ресурсы, которые не имеют учётных записей в GanttPRO, автоматически становятся виртуальными — план сохраняется без потерь.
7. Кастомные поля: добавить в план то, что нужно именно вашему проекту
Стандартные поля GanttPRO — название, даты, исполнитель, статус, приоритет. Кастомные поля позволяют добавить любые дополнительные атрибуты: тип задачи, внешнюю ссылку, название заказчика, код бюджетной статьи, ссылку на спецификацию.
Где создать: кнопка +Add column в заголовке таблицы задач → Custom field. Типы: текст, число, дата, список значений, флажок.
Что важно знать. Кастомное поле создаётся один раз и затем доступно во всех проектах — не нужно настраивать отдельно для каждого. Если вы используете портфельный вид, кастомные поля сохраняются и там, что позволяет фильтровать и сортировать задачи по всем проектам сразу.
Практический пример: добавляете поле «Тип работ» со значениями «дизайн», «разработка», «тестирование», «менеджмент» — и сразу можно фильтровать план по типу задач. Или поле «Согласовано заказчиком» с типом «флажок» — быстро видно, какие задачи ещё ждут approval.
8. Time Log и отчёты по времени: факт vs. оценка для следующего проекта
Time Log — это трекер времени, встроенный в задачи. Участник запускает таймер прямо в GanttPRO или вносит время вручную после работы. Система сравнивает суммарное залогированное время с первоначальной оценкой и показывает отклонение.
Где найти: в деталях задачи → вкладка Time Log. Общие отчёты по времени — раздел Reports → Time Log.
Важный момент: любой участник может логировать время на любую задачу, даже если не назначен на неё. Это нужно для ситуаций, когда несколько человек работали над одной задачей — каждый записывает своё время.
Отчёт по времени показывает: задача, проект, исполнитель, оценка, факт, разница. Экспортируется в Excel. Это данные для следующего проекта — если задача типа «написать техзадание» всегда занимает 12 часов вместо запланированных 6, следующий план будет точнее.
Совет: совмещайте Time Log с бюджетным трекингом. Если у ресурса выставлена почасовая ставка, залогированное время сразу пересчитывается в фактическую стоимость. Колонка Actual Cost в таблице показывает, сколько денег реально потрачено на каждую задачу.
9. Портфельный вид: несколько проектов на одном экране без Excel-сводок
Portfolio View объединяет несколько проектов в одну диаграмму. Видно общую загрузку команды, пересечения по срокам, статусы всех проектов одновременно.
Где создать: главный экран GanttPRO → кнопка New portfolio → выбрать проекты, которые включить. Можно создать несколько портфелей для разных группировок.
Для кого это нужно. Руководитель нескольких команд, который ведёт 5-7 проектов параллельно. PMO, который отчитывается перед советом директоров по всем текущим инициативам. Фрилансер с пятью клиентами — видно, где дедлайны накладываются.
В портфеле работают фильтры и кастомные поля. Можно отфильтровать задачи конкретного человека по всем проектам — сразу видно его полную загрузку, а не только в рамках одного проекта. Или отфильтровать только задачи с просроченными датами по всем проектам — ежедневный дашборд готов за минуту.
Ограничение: в портфельном виде нельзя редактировать задачи напрямую — только смотреть. Для изменений нужно перейти в конкретный проект.
10. Webhooks и API: подключить GanttPRO к остальным инструментам команды
GanttPRO умеет отправлять уведомления в любые внешние системы при наступлении событий: создана задача, изменён статус, залогировано время, добавлен комментарий. Это работает через webhooks — HTTP POST-запрос на ваш URL при каждом событии.
Где настроить: настройки аккаунта → раздел API & Webhooks → кнопка Add webhook. Указываете URL и список событий, которые должны триггерить уведомление.
Что можно сделать без программирования. Через Zapier или Make (бывший Integromat) подключить GanttPRO к Slack — при создании задачи с определённым тегом или приоритетом «Высокий» в канал команды автоматически приходит сообщение. Или настроить автоматическую запись в Google Sheets при каждом изменении статуса задачи — получаете журнал изменений без ручного ведения.
Для разработчиков доступен полноценный REST API на developer.ganttpro.com — читать и создавать задачи, управлять проектами, получать данные по ресурсам и времени. Позволяет интегрировать GanttPRO с CRM, ERP или внутренними инструментами.
Импорт из MS Project и Excel работает в обе стороны. Если команда переходит с MS Project — импортируете .mpp файл, все задачи, зависимости и ресурсы переносятся. Экспорт в Excel — для отчётов заказчику, который не работает в GanttPRO.
Итог
GanttPRO — один из немногих инструментов, где базовый план, критический путь, бюджет по ресурсам и портфельный вид живут в одном интерфейсе, не требуя отдельных модулей или интеграций. Большинство из описанных функций доступны на плане Advanced и выше.
Купить GanttPRO с официальными закрывающими документами для бухгалтерии — счёт, договор, акт — можно через Prodmag.ru. Мы работаем как официальный реселлер, оформляем все документы для юрлиц и ИП, помогаем с активацией и выбором подходящего плана. Если ваша компания платит за ПО по безналу и нужны документы — это проще сделать через нас, чем разбираться с зарубежным биллингом напрямую.